Quản lý doanh nghiệp theo mô hình con cua

Quản lý doanh nghiệp nên áp dụng theo mô hình nào để đạt hiệu quả cao nhất luôn là vấn đề trăn trở của các doanh nghiệp. 

Lợi thế  so sánh

Quản lý theo mô hình đầu tàu, người lãnh đạo sẽ phải đóng vai trò đầu tàu, vừa định hướng, vừa chạy mở đường, kéo theo toàn bộ "toa tàu" phía sau, vì thế không thể chạy nhanh và cũng không đủ sức để tham gia cuộc đua đường dài. Thêm vào đó là những bất cập khi lãnh đạo thiếu sáng suốt, đầu tàu sẽ chạy lệch, dẫn đến toàn bộ các toa nhân viên sẽ bị "trật đường ray" và khi cần tìm người thay thế cũng không ai đảm đương nổi. Từ bỏ  gánh nặng quản lý theo mô hình "đầu tàu" và phát huy ưu điểm của mô hình “Con cua”, nhà quản lý sẽ tạo được sức mạnh tổng thể trong doanh nghiệp.  

Quan sát sự di chuyển của con cua sẽ thấy, chúng di chuyển theo chiều ngang, phối hợp tất cả 8 cẳng và 2 càng cùng lúc rất nhịp nhàng và đồng bộ. Nếu không may mất đi 1 - 2 càng hoặc chân, sự di chuyển của chúng vẫn không bị ảnh hưởng nhiều.

Nếu  xem doanh nghiệp như một con cua, lãnh đạo là 2 cái càng, các phòng ban và nhân viên là các chân thì hoạt động của doanh nghiệp chắc chắn sẽ rất nhịp nhàng, đồng bộ và chắc chắn sẽ tạo hiệu quả cao. Vậy, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để vận dụng những ưu điểm của con cua vào quản lý doanh nghiệp nhằm phát huy tối đa khả năng đóng góp của từng cá nhân, của các phòng, ban vào sự phát triển chung của doanh nghiệp?

Cách triển khai hiệu quả

Trước hết, lãnh đạo phải nhìn nhận được khả năng của từng nhân viên và bố trí họ vào các công việc phù hợp, tạo điều kiện để họ phát huy năng lực bản thân. Qua kinh nghiệm công việc, nhân viên sẽ vững vàng hơn và dần gánh vác bớt trách nhiệm cho lãnh đạo. Trong trường hợp doanh nghiệp không tìm được người có năng lực phù hợp với công việc thì phải tuyển từ bên ngoài. Ðó chính là quá trình tạo ra những "cái chân cua" vững chắc, có thể đảm bảo cho hoạt động nhịp nhàng của bộ máy doanh nghiệp.

Để cho nhân viên trong các phòng ban phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đồng bộ, doanh nghiệp phải “tập luyện”, phải đưa ra được một kế hoạch làm việc chi tiết, chuyên nghiệp cho từng cá nhân, từng phòng ban và toàn doanh nghiệp. Sau mỗi ngày làm việc mỗi nhân viên nên dành ra 5 phút viết kế hoạch làm việc cho ngày hôm sau. Thực tế chứng minh, điều này sẽ giúp cho họ tiết kiệm được 1 giờ làm việc, kết quả đạt được sẽ cao hơn, mức độ năng động của mỗi cá nhân và doanh nghiệp cũng nhờ đó được nâng lên. Kế hoạch làm việc rõ ràng giúp cho mỗi cá nhân nhận ra điểm mạnh của mình thông qua việc so sánh mục tiêu và kết quả đạt được. Bằng cách đó, mỗi người sẽ có đóng góp cao nhất cho doanh nghiệp.

Về phía phòng ban và cả doanh nghiệp, kế hoạch có mức độ đòi hỏi cao hơn. Mỗi bộ phận lập kế hoạch nên mời các bộ phận, cá nhân có liên quan tham gia, đóng góp ý kiến. Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính chính xác và khả thi; từ mục tiêu, xác định các công việc cần làm theo tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng, quan hệ nhân quả, thứ tự ưu tiên; đối với mỗi công việc, phải làm rõ lợi ích của chúng, bộ phận hay cá nhân nào sẽ thực hiện, bộ phận nào sẽ hỗ trợ (phải có sự phân công công việc, trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng), phương pháp thực hiện (cách tiếp cận vấn đề, quy trình thực hiện, phương pháp dự phòng nếu có), thời gian thực hiện (khi nào bắt đầu, kết thúc, thời gian chậm trễ cho phép, những thiệt hại, ảnh hưởng do chậm trễ gây ra), nơi thực hiện, phương tiện cần sử dụng, ngân sách cho việc thực hiện. Doanh nghiệp cần cụ thể hóa kế hoạch theo tuần, tháng, quý, năm. Nếu được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin, việc lập kế hoạch sẽ dễ dàng và tốn ít thời gian hơn. Khi cần thiết thay đổi một công việc nào đó, các công việc khác sẽ tự động thay đổi theo hoặc được báo để điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ,  một doanh nghiệp sau một thời gian nghiên cứu, nhận ra chi phí sản xuất quá cao đã làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm nên đặt ra mục tiêu hạ 10% giá thành sản xuất sản phẩm. Như vậy, các công việc cần làm sẽ bao gồm giảm tồn kho, giảm chi phí mua hàng, tăng năng suất, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí hoạt động. Khi xác định được nguyên nhân chính là do chất lượng nguyên vật liệu kém, doanh nghiệp tiến hành làm việc lại với nhà cung ứng, yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn và giá cả hợp lý bên cạnh việc tăng cường các biện pháp kiểm soát chất lượng. Cùng với việc tìm kiếm các nhà cung cấp mới, doanh nghiệp sẽ đa dạng hóa được nguồn nguyên liệu. Bộ phận phụ trách có thể triển khai công việc này trong tháng, đến cuối tháng sẽ tiến hành tổng kết, đánh giá trước tòan thể Ban giám đốc và các phòng ban khác.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lập hệ thống kiểm soát kế hoạch một cách hiệu quả, khuyến khích từng phòng ban tự kiểm soát, đồng thời xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng để mỗi nhân viên tự chấn chỉnh mình. Doanh nghiệp cũng phải thúc đẩy sự chia sẻ thông tin giữa các cá nhân và các bộ phận trong doanh nghiệp, phải lấy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban làm một trong những cơ sở để điều chỉnh sơ đồ tổ chức.

Doanh nghiệp có thể trực tiếp vận dụng ưu điểm của mô hình con cua vào quản lý, hoặc gián tiếp thông qua các nhà tư vấn. Làm được điều này, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa chi phí phát sinh, không tạo ra giá trị gia tăng và trên hết là trở thành một khối vững chắc trong cuộc chạy đua đường dài